Immobilienverwalter Version 3 (AddIn)

Inhalt dieser Seite

Einleitung

Rund 80% bis 90% der gesamten Arbeitszeit im Bereich Hausverwaltung fallen für nicht zahlenwirtschaftliche Abläufe an. Um so wichtiger ist der Einsatz eines effizienten Instrumentes zur Unterstützung erfolgreicher Beziehungen zu Eigentümern und Mietern. Hier greift die Immobilienverwalter-Edition und sorgt für eine immense Zeit- und Kostenersparnis.

Die Immobilienverwalter-Edition (kurz: IV-Edition) ist ein Paket an Feldarten, Eingabehilfen, Aktivitätenarten und Funktionen, dass die viele Arbeitsabläufe und Prozesse der Tätigkeit eines Immobilienverwalter mit FLOWFACT erleichtert. Die in der Immobilienverwalter-Edition enthaltenen Anpassungen sind vollständig kompatibel zu jedem bestehenden FLOWFACT und auch einer bereits installierten existierenden Immobilienverwalter Version.

Zielgruppe dieser Edition sind Immobilienunternehmen oder Abteilungen, die als Schwerpunkt die Miet- oder WEG-Verwaltung haben. Die Objektdaten in dieser Edition sind speziell für eine sinnvolle Abbildung von Verwaltungsobjekte vorbereitet. Optimal arbeitet die Immobilienverwalter-Edition mit einer Schnittstelle zu einer kaufmännischen Software wie Domus, Hausbank, usw. Die Liste der momentan unterstützten Partner befindet sich auf der FLOWFACT Homepage www.FLOWFACT.de/partner.

Bei einer bereits bestehenden Immobilienverwalter Edition ist es wichtig einen Dienstleistungstag vor Ort zu verkaufen, da es Anpassungen im Bereich der Customizings gibt, die nicht durch das Setup automatisch gemacht werden können.

Immobilienverwalter Funktionen

Änderungen zur Version 2

Prozessmanagement (ProcessControl)

Das ProcessControl ist das Herz der IV-Edition Version 2. Durch die Verbesserung dieses wichtigen Worklflow-Tools ist es nun möglich Unternehmensprozesse in einer hohen Qualität in FLOWFACT abzubilden.

Das tägliche Geschäft des Verwalters ist geprägt von tausend kleinen Aufgaben und vielen Tätigkeiten, die häufig parallel ablaufen und mit unterschiedlicher Geschwindigkeit. Diese sich wiederholenden Routine-Tätigkeiten in eine automatische Prozesskette einzubinden, die Ausführung zu verfolgen und die Abweichungen zu erkennen wird in diesem FLOWFACT Prozessmanagement umgesetzt.

Mit der "Verdrahtung" in die Portalseite (siehe erstes Feature „Eigentümerversammlung Soll und Ist Termine) ist somit ein verlässliches Controlling-Tool geschaffen.

Die Vorteile sind:

Features des Prozessmanagements

Die Key-Features des Prozessmanagements sind:

Musterprozess Kündigung Mietvertrag

Der Prozess Jahresabrechnung ist in Verbindung mit dem Prozess Eigentümerversammlung einer der wichtigsten Prozesse in einer Immobilienverwaltung.

Die Prozessschritte gliedern sich wie folgt:

    1. IV-Zählerablesung: Auftrag an Hausmeister wegen Zählerablesung; Wiedervorlage=10 Tage
    2. Merkzettel: Ist das Zählerableseprotokoll da?; Wiedervorlage =11 Tage
    3. Merkzettel: Zählerstände an Versorger melden; Wiedervorlage=11 Tage
    4. Merkzettel: Abrechnung vom Versorger da?; Wiedervorlage=25 Tage
    5. Merkzettel: Heizkostendaten an Heizkostenabrechenfirma liefern; sofort
    6. Merkzettel: Jahresabrechnung erstellen; sofort
    7. Merkzettel: Ist die Heizkostenabrechnung da?; Wiedervorlage=21 Tage
    8. Merkzettel: Heizkostenabrechnung auf Plausibilität prüfen; sofort
    9. Merkzettel: Heizkostenabrechnung in Jahresabrechnung einfügen; sofort
    10. Merkzettel: Verwaltungsbeirat bzw. Eigentümer zur Belegprüfung einladen; sofort
    11. Merkzettel: Mit Verwaltungsbeirat bzw. Eigentümer Belege; Wiedervorlage=7 Tage
    12. Merkzettel: Jahresabrechnung fertigstellen; Wiedervorlage=1 Tag
    13. Merkzettel: Wirtschaftsplan ausdrucken; Wiedervorlage=1 Tag
    14. Merkzettel: Jahresabrechnung ist fertig / Einladung Eigentümerversammlung kann erfolgen; Wiedervorlage=sofort

Startpunkt für den Prozess ist das  Objekt „100000“ „Mietshaus, Am Friedrichshain 35“ zu sehen. Hier muss nun in die Aktivitätenhistorie gewechselt werden und eine neue Aktivität vom Typ „IV-Zählerablesung“ erzeugt werden.

In dem sich darauf öffnenden Fenster muss nun eine Adresse ausgewählt werden, um den Prozess zu starten. Inhaltlich sollte zu der Zählerablesung der Hausmeister ausgewählt werden. Stellvertretend für den Hausmeister wählen wir hier nun „Anna Emmerich“ aus und drücken „Einfügen“.

Ausgehend von der nun angelegten Aktivität wird die erste Aktivität des Prozesses nun im Vorgang angelegt.

Der nächste Prozessschritt ist nun ersichtlich im Vorgang zu der soeben angelegten Aktivität:

Um den nächsten Schritt anzulegen muss nun lediglich der neue Merkzettel auf erledigt gesetzt werden.

Beim abspeichern erfolgt nun ein Hinweis das der nächste Schritt angelegt wird. Dieser kann nun genau wie beim ersten Schritt über „Vorgang“ angezeigt werden.

Diese Vorgehensweise kann bis zum 14ten Schritt (siehe Prozessschritte oben) durchgeführt werden.

Automatische Adressverknüpfung (AutoLinkInsert)

Dieses Feature verknüpft mit einer Aktivität automatisch eine Adresse oder ein Objekt. FLOWFACT merkt sich dabei, aus welchem Fenster der Benutzer eine neue Aktivität anlegt hat. War der Benutzer vorher auf dem Objektreiter wird bei der erstellten Aktivität automatisch die Adresse des Objekts verknüpft.  Vom Adressreiter kommend, wird automatisch das zugehörige Objekt verknüpft.  Wenn ein Objekt mit mehreren Adressen verbunden ist, werden dem Benutzer diese Möglichkeiten zur Auswahl angeboten. Bei Adressen mit mehreren Objekten ebenso.

Durch ein Aktivieren des Häkchens "Erweitern" ist zusätzlich eine manuelle Eingabe möglich.

Um aus einer Adresse die automatische Objektverknüpfung zu aktivieren, sind zwei Einstellungen notwendig.

  1. Die Ausgangsadresse muss ein Merkmal besitzen, welches im Konfigurator im AddIn "Immobilienverwalter" im Parameter "AutoLinkInsert" in der 4. Zeile aufgeführt ist.

    Das "%" ist ein Platzhalter. Es steht für alle Merkmale, die mit IV beginnen.
  2. Weiterhin muss eine Aktivität gewählt werden, die in der Liste der "Startaktivitäten" aufgeführt ist. Aus einem Objekt heraus ist nur die Aktivität notwendig. Ein Merkmal wird nicht benötigt.
Adressverknüpfungen Übertragen (ADLink)

Dieses Feature ermöglicht es sich von einem Objekt alle abhängigen Adressen in Form einer  Liste anzeigen zu lassen.

Wenn Sie sich im Objektfenster befinden und den Navigationspunkt "Adresslinks im Adressfenster anzeigen" auswählen, erscheint der folgende Dialog:

In dieser Auswahl erscheinen alle Adressverknüpfungen die möglich sind. Hier können mehrere Felder markiert werden. Wenn bei "Auswahl auf Ergebnisliste anwenden" ein Haken gesetzt wurde, werden alle Adressen der markierten Objekte in einer Adressliste dargestellt.

Eigentümerversammlung
Soll-Terminverschiebung (IVChangeHolderMeetingDate)

Wenn Sie den Termin der Eigentümerversammlung beim einem Objekt ändern, werden die Termine, die im Konfigurator als nachfolgende Termine konfiguriert wurden, automatisch um dieselbe Zeitspanne verschoben.

Die Konfiguration erfolgt im AddIn Konfigurator von FLOWFACT. Markieren Sie dazu das AddIn "ImmobilienVerwalter" und klicken Sie auf den Reiter Parameter. Nachdem Sie auf die Schaltfläche Bearbeiten geklickt haben, können Sie dieses AddIn konfigurieren.  Unter dem Parameter ETV Nachfolgende Termine können Sie mit Semikolons getrennt die Feldarten angeben, die nach der Änderung des ETVs automatisch mit geändert werden sollen.

Bei den hier definierten Terminen wird das Jahr immer ignoriert! Dennoch müssen Sie bei der Definition die Jahreszahl angeben, damit das Format der Datumsangabe korrekt interpretiert werden kann. Letztendlich ist aber ausschließlich der Stichtag (mit Monat) relevant. Die Jahreszahl wird gemäß der darauf folgenden Jahre automatisch berücksichtig bzw. angezeigt.

Eigentümerversammlung Organisationstermine (IV-OwnerMeeting)

Mit dem Eigentümerversammlung Organisationstermine AddIn werden zwei abhängige Termine der Eigentümerversammlung automatisch erstellt.

Sinn ist es die organisatorischen Termine "Protokoll und Versammlung vorbereiten" und "Eigentümerversammlung nachbereiten und Protokoll versenden" automatisch anzulegen, wenn die Eigentümerversammlung angelegt wird. Somit ist gewährleistet das diese Termine direkt im Kalender ersichtlich sind und bei Überschneidungen gewarnt wird.

Für die Erstellung stehen Ihnen zahlreiche Konfigurationsmöglichkeiten zur Verfügung.

Um dieses Feature zu konfigurieren, gehen sie in die Liste der installierten AddIns, wählen das ImmobilienVerwalter-AddIn aus, klicken auf den Reiter "Parameter" und anschließend auf den Button "Bearbeiten".

Die Eigenschaften beziehen sich entweder auf "Termin1" oder "Termin2". Hier eine kurze Erklärung der Parameter:

Nachdem Sie das OwnerMeeting-Feature nach Ihren eigenen Vorstellungen konfiguriert haben, können Sie damit beginnen eine Aktivität vom Typ "Eigentümerversammlung" anzulegen. Sobald Sie die Aktivität erstellt haben, werden Sie darauf hingewiesen, dass die abhängigen Termine erstellt wurden.

Diese finden Sie nach dem Speichern im Vorgang der "Eigentümerversammlung".

Änderungen zur Version 3

Die dritte Version der Immobilienverwalter-Edition steht unter dem Schwerpunkt Optimierung. Alle Prozesse der Vorgängerversion wurden kritisch mit mehreren Immobilienverwaltern aus der Praxis überprüft und für eine bessere Praxistauglichkeit optimiert.

Geändert wurden:

Objekttracking

Der Schalter "Objekttracking" wird automatisch gesetzt, sobald das Immobilienverwalter-AddIn installiert ist. Bei Deinstallation des AddIns wird der Schalter wieder zurück gesetzt.

Die Einrichtung des Verwaltertrackings ist identisch mit dem normalen Objekttracking. Bei aktiv gesetztem Schalter "Objekttracking" werden die zusätzlichen Hausverwaltungs-Daten übertragen, sodass Kunden mit ihrer Emailadresse als Username und ihrer Kennung als Passwort sich beim Objekttracking einloggen und die Daten mitverfolgen können.

Es handelt sich um die gleiche Vererbung wie beim normalen Objekttracking, d.h. Aktivitäten werden sowohl von oben als auch von unten vererbt. Man sieht in der Einheit alle Aktivitäten des Übergeordneten Objektes und des untergeordneten Objektes.

Einzige Unterschiede zum normalen Objekttracking:

Installation

Anpassungen

Um einen hohen Automatisierungsgrad zu ermöglichen und damit Sie alle wichtigen Daten zu einem Objekt auf einen Blick haben, ist es erforderlich möglichst alle "Stammdaten" in FLOWFACT zu erfassen. Die üblichen Angaben wie Objektdaten und Eigentümer- bzw. Mieterdaten werden in der Regel aus den HV-Buchhaltungsprogrammen mittels entsprechender Schnittstelle zu FLOWFACT übernommen. Allerdings bedarf es weiterer Stammdaten, die nachfolgend im Detail erklärt werden.

Wichtig ist, dass diese nicht direkt nach der Installation zu sehen sind. Da jeder Schnitstellenpartner eine eigene Definition für seine Objekteingabehilfe liefert, ist es wichtig diese im Fenster "Extras"-"Eingabehilfen" anzupassen. Ändern Sie dort die Eingabehilfe "IV-Objektstammdaten" und "IV-Objektstammdaten ETV" im Feld "Zumischen in" auf die Eingabehilfe Ihrer Stammobjekte.

Vollständige Liste aller Features der IV-Edition

Nachfolgend die Liste aller Features für die IV-Edition. Eine genaue technische und inhaltliche Beschreibung befindet sich in der FLOWFACT Standardhilfe unter der Rubrik „Immobilienverwalter Edition“.

Immobilienverwalter spezifische Portalseiten AddIns
Immobilienverwalter Stammdaten
Schließanlagenmanagement
Beschlussbuchführung
Alltagshilfen
ProcessControl AddIn
Objekttracking für Immobilienverwalter

Navigator-Einträge

Nach der Installation der IV Edition (siehe oben) müssen Sie FLOWFACT neu starten, damit die folgenden Bedienungselemente sichtbar werden:

Wollen Sie sich die Bedienungselemente über eine Wunderbar-Schaltfläche anzeigen lassen, so lesen Sie bitte die Anleitung unter Installation/Update von Version 2 auf Version 3.

Profile auf der Portalseite

Spezielle IV Edition Profile runden die Funktionalität durch optimale Auswertung und Darstellung aller wichtigen Informationen direkt auf der Portalseite ab. Wie Sie Ihr Profil aktivieren, wird unter Installation/Update von Version 2 auf Version 3 beschrieben. Ausführliche Informationen erhalten Sie auf dieser Seite, Abschnitt Portalseiten Add-In’s.

Arbeiten mit der IV Edition

Das speziell auf die Immobilienverwalter abgestimmte Objekt-Customizing ermöglicht Ihnen einen schnellen Überblick über die relevanten Objektinformationen. Anhand dieser Stammdaten behalten Sie den Überblick, der Ihnen künftig viel Zeit für langwieriges Suchen erspart. Diese Stammdaten können unter anderen auch für weiterführende Funktionen wie Wordvorlagen oder Excellisten verwendet werden.

Objekt-Stammdaten (Basis)

  1. Öffnen Sie das Fenster "Adressen" und tragen Sie den Eigentümer des Objekts ein. Oder suchen Sie die Adresse, sofern diese bereits existiert.
  2. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Neu"
  3. Wählen Sie die Objektart aus, z.B. "Stammobjekt WEG"
  4. Öffnen Sie das Fenster "Objekte" und verknüpfen Sie die Adresse, z.B. über Funktion "Aktueller Datensatz":

  5. Tragen Sie als Objektbezeichnung z .B. ein: "WEG, Am Friedrichshain 35".



    Die Kennung wird nach der ersten Speicherung (wie gewohnt) automatisch erzeugt.
  6. Klicken Sie auf die Feldarten-Registerkarte "Basis" und füllen Sie die dortigen Felder aus, z.B.:



    Die Felder "Eigentümer" und "Versammlungslokal" sind sog. Adressen-Feldarten, d.h. dass die dazugehörigen Adressen zuerst im Fenster Adressen existieren sollten. Ist dies der Fall, genügt die Eingabe eines Standard-Suchbegriffs (z.B. Name, Kennung) mit anschließender Bestätigung der [Return]-Taste. FLOWFACT ergänzt daraufhin den Eintrag, den Sie auf Richtigkeit überprüfen sollten.

Eigentümerversammlung Soll Termine

Hier werden die für die Eigentümerversammlung wichtigen Daten hinterlegt, die die Erstellung des Protokolls und der Einladung beeinflussen. Klicken Sie nun auf die Registerkarte "Eigentümerversammlung Soll Termine". Tragen Sie die Werte der einzelnen Feldarten ein, wie im folgenden Beispiel:

Ansprechpartner

  1. Unter der Registerkarte Ansprechpartner sollen der Objektbetreuer des Hausverwalters, der Hausmeister und die Reinigungsfirma hinterlegt werden, die in der Regel für das Gesamtobjekt zuständig sind (im Unterschied zu den Wartungsfirmen, die einer bestimmten technischen Anlage zugeordnet sind).

    Z.B. in einer Vorlage "Handwerkerauftrag" kann nun ein Platzhalter eingefügt werden, der den zuständigen Hausmeister in den Auftrag einfügt, so dass der Handwerker mit diesem Kontakt aufnehmen kann, um z.B. den Zutritt zum Heizungsraum zu erhalten.

    Bei allen Feldern besteht die Möglichkeit einer Mehrfacheingabe, so dass bei den Feldern "Verwaltungsbeirat" oder auch "Stammlieferanten" mehr als nur eine Adresse hinterlegt werden kann. Gehen Sie dazu mit der Maus auf das entsprechende Feld und drücken sie <EINFG> oder <INS> auf Ihrer Tastatur um dieses Feld zu duplizieren.

    Geben Sie nun die Ansprechpartnerdaten ein. Klicken Sie dazu auf die Feldarten-Registerkarte "Ansprechpartner" und füllen Sie die Felder aus, wie z.B.:



    Die Felder sind sog. Adressen-Feldarten, d.h. dass die dazugehörigen Adressen zuerst im Fenster Adressen existieren sollten. Ist dies der Fall, genügt die Eingabe eines Standard-Suchbegriffs (z.B. Name, Kennung) mit anschließender Bestätigung der [Return]-Taste. FLOWFACT ergänzt daraufhin den Eintrag, den Sie auf Richtigkeit überprüfen sollten.

    Mit der Taste <EINFG> können zu jedem Ansprechpartner auch mehrere Personen eingegeben werden.

Vertragsdaten

  1. Die nächste Registerkarte "Vertragsdaten" nimmt alle relevanten Vertragsinformationen zum Objekt auf, z.B.

Teilungserklärung

  1. Tragen Sie nun die Daten der Teilungserklärung ein. Klicken Sie dazu auf die gleichnamige Feldarten-Registerkarte.

Schließanlagenmanagement

FLOWFACT bietet Ihnen mit dem Addin "MasterKeyManager" die Möglichkeit, die Schließanlagen Ihrer Wohneinheiten einfach und übersichtlich zu verwalten.

Je nach Größe kann es  eine Vielzahl von zu verwaltenden Schlüsseln in einer Wohnanlage geben. Technikschlüssel, Hausmeisterschlüssel, Haustürschlüssel, die an Postboten ausgegeben wurden, Schlüssel für Mülltonnenverschläge und viele mehr. Die Protokollierung der aktuellen Schlüssebesitzer bzw. verloren gegangener Schlüssel und die damit verbundene Übersicht über den gesamten Schlüsselbestand ist manuell nur mit aufwendig geführten Schlüsselbüchern möglich.

Mit dem Schließanlagenmanagement in FLOWFACT ist dies mit einfachen Mitteln möglich. Eine Voraussetzung für die Zertifizierung nach DIN ISO 9001 ist somit erfüllt.

Sie erhalten jederzeit Informationen darüber, wie viele Schlüssel noch verfügbar sind und welche Schlüssel an welche Person wann herausgegeben wurden. Natürlich lassen sich hier, wie bei anderen Aktivitäten auch, noch weitere Zusatzinformationen hinterlegen.

Schlüssel-Stammdaten

Um einem Objekt einen Schlüsselsatz zuzuweisen, gehen Sie wie folgt vor:

  1. Kopieren Sie zuerst die Kennung Ihres Stammobjekts. Wird diese noch nicht angegeben, so speichern Sie Ihren Objektdatensatz zuerst ab.

  2. Klicken Sie im Fenster "Objekte" auf "Neu" und wählen Sie aus dem darauf folgenden Kontextmenü "IV-Schlüssel" aus:

  3. Klicken Sie nun auf "verknüpfen" neben der Bezeichnung "übergeordnet" und tragen Sie anschließend die kopierte Kennung ein:

  4. Bestätigung Sie mit "OK". Die Verknüpfung ist damit abgeschlossen:

  5. Füllen Sie nun die einzelnen Felder aus:

  6. Nach dem Speichern können Sie z.B. aus der der Hierarchie-Liste heraus, den gewünschten Schlüssel-Datensatz auswählen:

Schlüssel-Aktivität

Eine neue Schlüsselaktivität erstellen Sie, in dem Sie im neu erstellten Schlüsselobjekt auf den Reiter "Aktivitäten" klicken, dann "Neu" und dort eine der vier verschiedenen Aktivitäten auswählen:

Bitte beachten Sie, dass Sie dieser Aktivität das Schlüsselobjekt zuordnen, bevor Sie die Anzahl der Schlüssel eintragen.

  1. Bevor Sie einen Schlüssel herausgeben (z.B. an einen Handwerker), sollten Sie sich an dieser Stelle bereits die Anzahl der Schlüssel gemerkt werden.

    Die Schlüsselausgabe wird in Form einer Aktivität verbucht. Öffnen Sie deshalb zunächst das Fenster "Aktivitäten".
  2. Klicken Sie dort auf den Button "Neu" und wählen Sie aus dem darauf folgenden Kontext-Menü den Eintrag "IV-Schlüsselausgabe" aus:

  3. Im Anschluss daran erscheint ein Dialog, der alle Adressen auflistet, die mit dem vorausgegangenen Objekt verknüpft sind. Achten Sie deshalb darauf, dass die Adresse des Schlüsselempfängers zuvor über das Fenster "Adressen" eingetragen und in der Feldarten-Registerkarte "Anprechpartner" mit dem Objekt verknüpft wurde. Wählen in diesem Dialog den Empfänger des Schlüssels aus:



    Im obigen Beispiel wurde die Aufzugsfirma Schmitz ausgewählt. Das heißt, dass diese im Anprechpartner-Bereich des Objekts zuvor verlinkt worden sein muss:




    Achten Sie ferner darauf, dass Sie zuerst das jeweilige Objekt ausgewählt haben, bevor Sie die Aktivität erzeugen. Ist dies nicht der Fall, erhalten Sie z.B. diese Meldung:

  4. Wie Sie sehen, hat FLOWFACT die Aktivität sowohl mit der Adresse des Schlüssel-Empfängers, als auch mit dem Objekt automatisch verknüpft:



    Selbstverständlich könnten Sie die Verknüpfungen im Rahmen der Verknüpfungsfunktionen auch manuell erzeugen (wie z.B. oben anhand des Objekt-Verkpüfungsfeldes "Anbieter" bereits gezeigt).
  5. Tragen Sie nun noch ein, wie viele Schlüssel Sie ausgehändigt haben, z.B.:



    Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit <Enter> und speichern Sie die Aktivität bzw. verlassen Sie das Fenster "Aktivitäten".

    Im Schlüssel-Stammdatensatz werden ausgegebene Schlüssel automatisch verbucht, d.h. der Wert im Feld "Externer Bestand" wird entsprechend erhöht und der Wert im Feld "Interner Bestand" entsprechend reduziert. Wird bei der Ausgabe der interne Schlüsselbestand überschritten, erhalten Sie eine entsprechende Nachricht:



    Ihre Eingabe wird automatisch berichtigt.
  6. Mit dem Navigatoreintrag „Schließplan anzeigen“ werden alle Schlüssel zu einem Objekt in der Objektliste angezeigt.



    Selbstverständlich muss der jeweilige Objekt-Datensatz geöffnet sein, damit FLOWFACT feststellen kann, zu welchem Objekt Sie diese Information wünschen. Ist dies nicht der Fall, erhalten Sie eine Meldung:

Technikobjekte

  1. Die Hierarchie der Objekte und Wohnanlagen ist in der Regel von Ihrem Buchaltungsprogramm vorgegeben und besteht meistens aus einem Objekt, untergeordneten Gebäuden und darunter die jeweiligen Wirtschaftseinheiten.
  2. Um in dieser Objekthierarchie auch technische "Objekte" abbilden zu können, gibt es eine neue Objekteingabehilfe "IV-Technikobjekt". Damit können Sie Wartungsaktivitäten, Serientermine, Angebote oder Handwerkeraufträge sauber der entsprechenden technischen Anlage hinterlegen und haben dadurch eine gepflegte Historie.
  3. Das Technikobjekt wird normal über "Neu" und dann "IV-Technikobjekt" im Objektfenster angelegt:

  4. Mögliche technische Anlagen können sein:
  5. Natürlich können – soweit dies erforderlich erscheint – weitere Feldarten definiert und entsprechende Inhalte hinterlegt werden, z.B. Baujahr, Seriennummer, Hersteller usw.
  6. Die Objekte mit der Eingabehilfe "Technik" werden in die Hierarchie der Anlagen, Gebäude und Wohnungen dort eingefügt, wo sie Sinn machen.
  7. Hat zum Beispiel eine Wohnanlage nur eine Heizung, ist es sinnvoll, diese direkt unter die Wohnanlage einzuordnen. Hat hingegen –wie in folgendem Beispiel- jedes Gebäude einer Wohnanlage eine eigene Heizung, so wird sie unterhalb des jeweiligen Gebäudes –also in gleicher Ebene wie die Wohnungen- einsortiert.

Beschlussbuchführung

Zweck

Um sich besser über den Inhalt aktueller Beschlüsse der Gemeinschaft informieren zu können, führt die Bundesregierung mit dem Gesetzesentwurf (WEG §24 /7)  eine so genannte Beschluss-Sammlung verpflichtend ein.

Sämtliche Beschlüsse müssen nach dem Gesetz nun festgehalten werden, um lückenlos alle Entscheidungen zu dokumentieren sowie jederzeit Ausdrucke der angeforderten Einträge erstellen zu können.

Schlecht oder nur sporadisch geführte Beschluss-Sammlungen können sogar die Entlassung des Verwalters zur Folge haben. Um erst gar nicht in eine solche Situation zu geraten, müssen Gerichtsentscheidungen im exakten Wortlaut genauso fortlaufend und nummeriert mit Datum angegeben werden, wie alle verkündeten Beschlüsse. Beanstandungen oder Aufhebungen sind ebenfalls umgehend anzumerken.

Eigentümer oder ermächtigte Dritte dürfen die Beschluss-Sammlung jederzeit auf Verlangen einsehen.

Das FLOWFACT Add-In Beschlussbuchführung erlaubt dem Anwender die Erfassung sowie Pflege der Beschluss-Sammlung, wie es laut der Novelle gefordert wird.

Eingabe von Beschlüssen

Anlage einer Aktivität für die Eigentümerversammlung

Jeder Beschluß wird in der Aktivität "IV-Eigentümerversammlung" als Tagesordnungspunkt aufgeführt. Auch die Vorschläge zu Beschlüssen werden hier eingetragen. Die einzelnen Tagesordnungspunkte können auch bei Bedarf vorher schon zur automatischen Erzeugung der Einladung zur Eigentümerversammlung mittels einer Vorlage verwendet werden. Die Vorlage ist nicht enthalten und ist Bestandteil des IV Vorlagenpaketes.

  1. Da diese Aktivität "IV-Eigentümerversammlung" mit dem jeweiligen Objekt verknüpft sein muss, sollten Sie zuerst dieses Objekt suchen.
  2. Wechseln Sie dann in das Fenster "Aktivitäten".
  3. Klicken Sie auf "Neu" und wählen Sie im Kontextmenü den Eintrag "IV-Eigentümerversammlung" aus.
  4. FLOWFACT bietet Ihnen an, alle notwendigen Vorbereitungs- und Nachbereitungstermine automatisch anzulegen. Bestätigen Sie deshalb die folgende Meldung mit "Ja":

  5. Achten Sie darauf, dass die Aktivität mit dem richtigen Objekt verknüpft ist:

  6. Wichtig ist, dass Sie den richtigen Termin und die Uhrzeit in den Felder "Datum" und "Bis" eintragen. Hier ein Beispiel:

  7. Beschreiben Sie nun die einzelnen Tagesordnungspunkte mit den dafür formulierten Beschluß-Vorschlägen. Jeder Tagesordnungspunkt wird in einer Registerkarte dargestellt. Verteilen Sie den Text jeweils über die zusätzlich zur Verfügung gestellten Zeilen (..a, ..b, ..c), um eine optimale Übersicht zu erreichen.

    Beginnen Sie mit dem Titel zum TOP1:

  8. Tragen Sie auch die restlichen Tagesordnungspunkte ein:



    usw.
Protokollierung von Beschlüssen (Beschlussbuch)

Um nun das Beschlussbuch anzulegen bzw. ein bereits in FLOWFACT bestehendes zu ergänzen, muss lediglich der Button "Beschlussbuch anlegen" angeklickt werden.

  1. Öffnen Sie zuerst die Aktivität der jeweiligen Eigentümerversammlung. Ansonsten erhalten Sie diese Meldung:

  2. Klicken Sie auf den Navigator-Eintrag "Beschlussbuch anlegen".



    Im Hintergrund entsteht nun eine mit dem Objekt verknüpfte Vorgangsaktivität, welche alle Beschlüsse sammelt.



    Jeder in der Aktivität "V-Eigentümerversammlung" definierte Beschluß-Vorschlag wird in jeweils einer eigenen IV-Beschluss-Aktivität erzeugt.
  3. Klicken Sie nun auf den Navigator-Eintrag "Beschlussbuch zu Objekt anzeigen", um alle erzeugten Beschluss-Aktivitäten aufzulisten:

  4. Die neu angelegten Beschlüsse werden nun angezeigt und können mit den Abstimmungsergebnissen ergänzt werden. Zu jedem Beschluss kann auch eine gerichtliche Baschluss-Anfechtung protokolliert werden. Dies kann im Livebetrieb nur ein FLOWFACT Administrator, da die Beschlüsse nach Erledigung gesperrt werden.

    Wählen Sie den Beschluß in der Liste an, den Sie ändern wollen:



  5. Sobald alle Beschlüsse korrekt formuliert und deren Annahme bzw. Ablehnung ordnungsgemäß vermerkt wurde, können Sie diese revisionssicher archivieren. Öffnen Sie dazu zuerst die dazugehörige Aktivität "IV-Eigentümerversammlung" und klicken Sie dann auf den Navigationseintrag "Beschlüsse revisionssicher archivieren".



    Bestätigen Sie die folgende Frage mit "ja":



    Im Anschluss daran können die Beschluss-Aktivitäten nicht mehr geändert werden (Schreibberechtigung ist entzogen). Dies ist auch der Fall, wenn der zu den Beschlüssen gehörige Termin "IV-Eigentümerversammlung" auf erledigt gesetzt wird. Lediglich ein Administrator kann diese verändern.
  6. Da die Beschlüsse bereits unmittelbar nachdem sie beschlossen wurden revisionssicher abgespeichert werden müssen, gibt es für die Markierung der "Umsetzung" eines Beschlusses einen zusätzlichen Navigatoreintrag "Beschluss als umgesetzt markieren", den auch ein Mitarbeiter betätigen darf.

Portalseiten Add-In’s

Auf der Portalseite der ImmobilienVerwalter - Edition stehen Ihnen nach der Installation verschiedene, neue Portalseiten AddIn‘s zur Verfügung. Abgebildet ist hier die Standardportalseite des Profils IV-Standard (verkleinert):

Folgende AddIns sind bereits installiert:

IV - Wiedervorlage

Das Portalseiten AddIn "IV Wiedervorlage (Verwalter)" zeigt die Anzahl der Aktivitäten an, die sich in Ihrer eigenen Wiedervorlage befinden. Die zusätzlichen Aktivitätenarten sind über den "Portalseiten Konfigurator" individuell erweiterbar.

Immobilienverwalter Links

Durch dieses AddIn haben Sie schnell Zugriff auf die Internetseiten von wichtigen Immobilienverwalter-Portalen. Die wichtigsten Links sind bereits von FLOWFACT vorgegeben und können von Ihnen mit individuellen Internetlinks ergänzt werden.

Controlling

Diese AddIn bietet die Möglichkeit offenen Immobilienverwalter Aktivitäten zu überwachen, um eine eventuelle Eskalation zu vermeiden.  Offene Schadensmeldungen, die bereits länger unbearbeitet sind, können schnell identifiziert werden.

IV - Immobilien

Das AddIn "IV - Immobilien" ist dem Standard AddIn "Immobilien" ähnlich. Der große Unterschied ist die für den Immobilienverwalter angepasste Standardbelegung. Ergänzungen können über den "Portalseiten Konfigurator" konfiguriert werden.

Soll-Terminüberprüfung

Unter Objekten steht Ihnen ein Reiter "Eigentümerversammlung Soll Termine". Dort können Sie pro Objekt die Stichtage für verschiedene Ereignisse festlegen. Ist dieser Stichtag im aktuellen Wirtschaftsjahr überschritten, und ist noch keine erledigte Aktivität für die Objekt mit der entsprechenden Aktivitätenart angelegt worden,  erscheint die Summe der Objekte wo dieser Stichtag überschritten wurden, in dem Portalseiten AddIn. Die Feldarten und Aktivitätenarten können für das AddIn über den Konfigurator definiert werden.